Günlük karmaşanın basitleştirilmesi

Açıkcası aklıma başka bir başlık gelmedi. Neredeyse bir hafta hasta oluşum da buna eklenince bakalım nasıl bir yazı çıkacak. Ama konu şu: Şu an çalıştığım şirkette bir yıldır büyükçe bir takımda yazılım geliştirme takım lideri, 4 aydır da manager olarak olarak çalışıyorum. Gün içinde bazen her yerde olabiliyorum. Toplantılardan çıkıp, insanların kodlarını incelemeye, oradan geliştirmem gereken kodlara, oradan insanların sorularını cevaplamaya, kendi managerım ve product takımı ile kısa status updatelere, sonra production serverlarında meydana gelen acil sorunlara derken, günlük hayatım bayağı karmaşık geçebiliyor. Toplantılardan çıkınca aldığım aksiyon adımları da buna eklenince, karmaşıklık kapasitemin üzerine çıkmış oluyor.

Yazıya başlamadan önemli gördüğüm bazı noktaları aktarayım. Gün içinde bu kadar daldan dala atlamak kendi verimimi düşüyor olabilir, ama takım olarak insanların işlerinin hızlıca görülmesi ve sorunların çok geçiktirilmeden cevaplanması açılarından bakıldığında verim yükseliyor. Bu tür yazılarda genelde insanlar kendi verimlerinden bahsederken takım olarak artan kollektif verimi göz ardı ediyorlar. Ben saatlerce kod yazmışım, ama bana ihtiyaç duyanlar bana ulaşamadıklarından dolayı işleri ciddi bir şekilde geçikmeye başlamış ve sen bunu sallamıyorsan belki de yanlış görevdesin demektir. Dolayısıyla her pozisyon ile gelen farklı gereksinimleri göz önünde bulundurmak zorunda kalıyor insan. Manager olmak istediğinizde insanların size soracakları soruların ve toplantıların artmasını göz önünde bulundurmak lazım. Tabi herşeye atlamak da o kadar da yanlış karar almaya sürükleyebilir, ama bu ne herkesten ve herşeyden kaçmak olarak algılanmalı ne de herkese yetişmek olarak görülmeli. Orta yolda, delirtmeyecek kadar, elinden geldiğince. Bunları anlattım, çünkü işin realitesi görülmeyince, insanlar hayali beklentilere kapılabiliyorlar.

Zaman planması gurusu değilim. Size buradan zamanınızı nasıl planlamanız gerekiyor diye kesinlik içeren tavsiyeler yada akademik çalışmalar da paylaşamayacağım. Sadece bana yardımcı olan bir kaç şey paylaşacağım.

Öncelikle gün içinde yaptığım işleri eğer bir yere not almazsam, ne yaptığımdan emin olmayan ve dolayısıyla kendimi verimsiz hisseden ve boş işler ile zaman kaybeden birisi olarak görebiliyorum. Tam zamanlı yazılım mühendisi olarak çalıştığım zamanlarda bu görevi storyler ve kanban board görüyordu, ama o günler geride kaldı. Onun yerine artık Micosoft To Do diye bir uygulama kullanıyorum. Başkalarının acil olmayan yardım isteklerini, aldığımız kararlar ile alakalı aksiyon adımlarını, göndermem gereken emailleri, çözmem gereken sorunları, takım arkadaşlarımın benden isteklerini, ve aynı zamanda kod içinde çözmem ve eklemem gerekenleri bu To Do uygulaması içinde saklıyor ve bunları hızlıca önceliklendiriyorum. Bu şekilde çalışmanın aklıma ilk gelen faydaları şöyle:

1. Yapılacakları bulmak için uygulamadan uygulamaya atlamam gerekmiyor. Beni en çok yoran şeylerden bir tanesi, ne yapmam gerektiğini, insanların benden ne istediklerini, vs. hatırlamak için chat uygulamasından, email sayfama, oradan notlarıma, vs. geçmek.
2. Zihnimi boşaltıyor. İnsanların sizden istediklerini unutmak güzel bir şey değil, ama devamlı hatırlamaya çalışmakta yorucu. Dolayısıyla merkezi bir uygulamadan insanların benden ne istediklerini ve benim onları yapıp yapmadığımı ve ne zaman yapabileceğimi takip edebiliyorum. İnsanlara vaktim olunca yaparım demek yerine, şu an şu iş üzerinde çalışıyorum, onu bitirince hemen sana döneceğim demek hem daha insani hem de daha profesyonel gözüküyor.
3. Kendime iş yaptığımı ve günlük verimimi gösteriyor. İşe gelince kendinizi verimsiz hissetmek kötü bir duygu. Atıl kalmak insanı korkutan bir his. Bitirdiğim her iş üzerine çarpı atarak yapmam gerekenlerin adım adım bittiğini görmek insanı günün sonunda tatmin eden bir his.
4. Her iş aynı öneme sahip değil. Her gelen istek ile odağınızı değiştirmek bazen yaptığınız işe zarar veriyor. Tek yapmanız gereken ise aslında o işi unutmadan hemen To Do listenize not almak ve üzerinde çalıştığınız ve öncelik olarak daha çok öneme sahip işe devam etmek. Benim aylar öncesinden eklediğim taskler var. O zamanlar önemli değil diye kenarı koydum, ve hala çok önemli değiller ve yapmayı erteliyorum, ama hatırlamak zorunda değilim. Bazı sorunlar zamanla önemsizleşmeye başlar ve yok olurlar. Her soruna aynı önceliği veremezsiniz. Buna benzer gereksinimler günlük hayatımda da karşıma çıkıyor. Mesela kitap okurken, bir anda yapmam gereken bir iş aklımda beliriveriyor, sonra aklıma takılıyor çünkü unutacağımı biliyor olmanın sıkıntısını yaşıyorum, ve okuduğum kitaptan bir şeyler anlamadığımı görmeye başlıyorum. To Do bu noktada da yardımcı oluyor.
5. Rapor verdiğim insanlar yapmam gereken bazı işler bitti mi diye sorduklarında, hatırlamıyor olsam bile, To Do sayesinde bitip bitmediğini söyleyebiliyorum. Devamlı bir işten diğerini atladığınız durumlarda yaşanılan en büyük sorunlardan bir tanesidir bence unutkanlık. Ne üzerine çalışmıştım, ne bitti, ne üzerine çalışacağım, vs. gibi sorunlar, ya da bugün neye çalışayım diye yapılacakları hatırlamaya çalışmak insanı ciddi bir strese sokuyor.

Geçenlerde okuduğum bir yerde yazar çok hoşuma giden bir teknik söyledi: Kullandığın To Do uygulamasının bu gün yapılacaklar listesinde sadece bir tane task olsun. Bitince, yenilerini backlog kısmından bugün yapılacaklar listesine ekle. Uzunca yapılacaklar listesi görmek bazen insanın moralini bozuyor ve strese neden oluyor. Bütün bunları nasıl yapacağım ben bügün diye soruyorsun kendine. Bu tip sorunların cevapları genelde çok basit olabiliyor. Mesela sadece bir task tekniği gibi. Bazen insan, yetişemediği işlerden dolayı kendisini kötü hissediyor ve yukarıdakilere nasıl rapor vereceğim diye endişe duyabiliyor. Yukarıdaki insanların yetişmeyen işler ile endişeleri genelde yapılacakların unutulması yada yanlış önceliklendirilmesi gibi insanın plansız hareket edilmesinden kaynaklanan nedenlerden kaynaklanıyor. Ama siz, istenilen işlere gelene kadar başka hangi önemli işler ile uğraşmak zorunda kaldığınızı söyleyebilirseniz, karşınızda sizi yargılamak isteyen insanlar değil, bilakis size yardım etmek isteyenleri görebilirsiniz. Ama not almadan olmaz. To Do bazen zaman kaybı olarak gözükebilir ama çok farklı sorunlarında ortaya çıkmasına da yardımcı olabilir. Mesela, bitirdiğiniz işlere şöyle bir baktığınız zaman bazı şeylerin devamlı olarak karşınıza çıktığını ve belki de bunları otomatikleştirme zamanının geldiğini görebilirsiniz. Bence To Do herkesin hayatında bir yerlerde olması lazım.

İnsanların benim görebildiğim kadarı ile To Do ile şikayetleri hep çok fazla task eklemek ve sonrasında onlar ile ilgilenmemek ve unutmak olduğu şeklinde. İyi işte, demek ki önemli değiller. Oraya eklediğiniz herşeyi yapmak zorunda değilsiniz ki. Önemi kalmadıysa, üzerine çizik atın gitsin. Çok fazla task eklersiniz de, Microsoft To Do uygulamasından basit gün planması var. O gün yapmak istediklerinizi seçin ve gerisini şimdilik unutun gitsin. Zaten zamanla bazı taskler önem sırasından düşüp hiç durmadan değişen hayatın çarklarında yok olup gidecekler. Ama siz acaba ne yapmam gerekiyordu diye devamlı hatırlamaya çalışmak zorunda kalmayacaksınız.

To Do kullanınca bazen her şey o kadar kolaylaşıyor ki sanki çok basit ve saçma bir iş yapıyormuş hissine kapılıyor insan. Ama işte olması gereken de o: Basit olması, işinizi kolaylaştırması, aklınızı rahatlatması. Korkmayın, eğer herşey kolaylaşıyor hissine kapılıyorsanız, o zaman To Do işe yarıyor demektir.

Son olarak şunu diyeyim: Söz uçar, yazı kalır.

Kalın sağlıcakla!