Toplantı yapmadan nasıl başarılı olunur?

Image for post
Image for post

Olunmaz. Bu hayali bir kenara bırakıp, ayakları yere basan çözümlere yönelmek lazım. Bazılarınız için bu ufak şok terapisinden sonra, şunu söylemekte yarar var: Eğer bu linke tıkladıysanız, büyük bir ihtimal toplantıları sevmiyor ve onlardan sıkılıyorsunuz. Haklılık payınız var. Ama toplantıdan sıkılıyorsanız, doğru şekilde toplantı yapmıyorsunuz demektir.

oplantı yapmak doğru kararların alınması için kollektif akla müracaat etmek demektir. Başarı için başka fikirlerin alınması çok değerlidir. Toplantı yapmanın önemini bu kadar anlatmak yeter. Amacım neden toplantı yapmalısınızı anlatmak değil. Nasıl doğru toplantı yapılır bunu göstermek.

Doğru toplantı yapılmadığında, katılımcılar sıkılmaya başladığından, elinden telefon düşmeyen ergen krizleri yaşanmaya başlandığını görürsünüz. Toplantı sırasında belki çok önemli konular konuşulurken, bazıları derin iç dünyalarında öğlen ne yesem gibisinden varlıksal krizlerin ve evrensel problemlerin cevaplarını aramakla meşguldür. Bu şekilde devam eden bir toplantı her iki taraf için zulüm olmaya başlar. Kendi toplantılarınızda benzer sorunlar gözlemliyorsanız, aşağıda anlatmaya çalıştığım basit çözümler sizlere yardımcı olabilir.

Doğru insanlar ile toplantı yapın

Öncelikle ufak bir not düşmem lazım: Toplantı ifadesinden kastım, fikirlerin paylaşıldığı bir platform. Bilgilendirme amacı ile yapılan toplanmalardan bahsetmiyorum. Hal böyle olunca, toplantıya çağırdığınız herkesin orada bulunmak için bir nedeni olması lazım. Hüsamettin bey neden toplantıda sorusuna cevap veremiyorsanız ya da bilgilensin diye çağırmıştım şeklinde kaçamak bir cevap ile olayı geçiştirmeye çalışıyorsanız, toplantıya katılan herkes için büyük bir hata yapıyorsunuzdur. Bir şirketin kaynakları ile yapılan her toplantı, ciddiyet ile ele alınmalı ve katılan herkesin orada bir yararı olması gerekmektedir. Fikir beyan etmeyecek ya da tartışılan fikirler sayesinde sorularına cevap bulup bunları aksiyona dökmeyecek insanların toplantıda olmasına gerek yoktur.

Size ufak bir anımı anlatayım. Merak etmiyorsanız, diğer başlıktan devam edin. Eski çalıştığım şirkette, yazılımcı arkadaşlar bilirler, sprint planning toplantıları yapıyorken, yeni gelen CTO’nun emri üzerine takımda ki her Allah’ın kulunu çağrıyorduk. Neden ise herkes neye kaç puan verilecek sorusuna cevap versin ve konuşulan konulardan haberdar olsun arzusuydu. Scrum ile alakalı katılmadığım bir nokta da işte bu anlayıştır. Neyse. En baştan çok mantıklı gibi gelse bile, olay gerçek dünyaya geldiğinde durum gayet vahimdi. Aramızda ki geliştirdiğimiz ürün hakkında pek bir bilgisi olmayan junior yazılımcılar, puan verecekleri zaman bize bakıyor ve neye neden kaç puan verdiklerini açıklayamıyorlardı. Bu normal bir şey, bu arada. Bunu eleştirmiyorum. Ama zamanla bu endişeleri, toplantıda daha az fikir beyan etmelerine ve sonrasındaysa hepten telefon ergenlerine bağlamakla sonuçlandı. Bir gün bu durumda fazlasıyla rahatsız olan bendeniz, CTO’da dahil hem takıma hem de yönetici tayfasına email attım ve neden herkesin bu toplantılardan olmaması gerektiğini tüm mantıklı sebepleri ve kaynakların doğru kullanılması ifadeleri ile anlattım. Endişelenmeyin, zamanla yıllardır tecrübe sayesinde insanların kalplerini kırmayan cümleler ile durumu izah ettim. Ertesi gün olacaklardan habersiz işe geldiğimde chief mimarlardan bir tanesi manager’im ile birlikte benimle acil toplantı yapmak istediğini söyledi. Email de kimleri neden eklediğimi ve neden böyle bir email gönderdiğimi düzgünce açıkladığım halde, emaili okumadığını itiraf edip bana neden böyle bir email gönderdiğim hakkında sorgulayıcı ve biraz da suçlayıcı sorular sormaya başladı. İnsan zamanla dediği lafların nelere sebep olacağını görüyor ve daha en baştan bu soruları cevaplamaya çalışıyorsun. Benim emailimden sonra, CTO acilen bu arkadaşların yanına gelmiş ve Tarık’ın emaili hakkında konuşmuyoruz, herkes bu toplantılara katılmaya devam edecek, bu konu çok dağılmasın şeklinde talimatlar vermiş. Neyse. Konu benim de sinirlenmem ile devam etti derken, çok uzun zaman geçmeden, CTO yaptığımız bir toplantıda kendi patronların artık bu toplantılara herkesin katılmaması gerektiğini, sadece domain üzerinde uzman olanların katılması gerektiğini istediklerini söyledi. Başkaları sesinde ki yenilmişliği duydu mu bilmiyorum, ama karşısında olmama rağmen, suratıma bile bakmadı. Sonuç: Haklıydım. Toplantılar çok daha verimli geçmeye başladı. Kararlar çok daha hızlı alınmaya başladı. Zaten juniorlara devamlı yardım etmemiz gerekiyordu, o zaman neden birde katkıları olmayacağı toplantılarda zaman harcasınlardı ki?! Ama ne yapılacağını bilmeleri gerekiyor diye bir itiraz geldi manager’ımdan. Ben de kendisine biz zaten bu toplantılarda ne yapmaları gerektiğini story’ler şeklinde yazmıyor muyuz? Kafaları karışınca zaten bize gelmiyorlar mı? 3–4 dakikalık cevaplar için adamların neden tüm öğleden sonralarını bu toplantılar ile heba ediyoruz? Eğer requirement tanımları anlaşılmıyorsa, sorun başka yerde değil midir? Haklısın demekle yetindi. Zamanla, ürünü ve mesleklerini daha iyi öğrendikçe, bu toplantılara katılmaya ve ciddi katkılar yapmaya başlamışlar. Ben görmedim. Çünkü çoktan o şirketten ayrılmıştım. Sonrasında dediğim başka şeylerin çıkmaya devam ettiğini ve Tarık demişti laflarının kullanıldığını duydum eski arkadaşlardan. Ama benim için o defter çoktan kapanmıştı. Alakasız olacak ama ufak bir eklenti yapayım: Scrum ile alakalı beğenmediğim kısımları da bir yazı ile ileride paylaşacağım.

Toplantı konusunu taşırmayın

Bir konu bitmeden asla başka bir konuya atlamayın. Bu iğrenç bir durumdur. Sert bir üslup oldu. Ama bir konu, üzerinde aksiyon alınacak maddeler tanımlanmadan bitmemiş demektir. Konuşulacak konu sınırları ile belli olsun. Eğer katılımcılardan bir tanesi, hızlıca araya girerek başka bir konu ile alakalı bir soru sormaya çalışırsa, kendisini kibarca uyarıp öncelikle elinizde ki konunun bitmesi gerektiğini, ve sorularını not alıp sonra sorabileceğini söyleyin. Konudan konuya atlamak verimsizliktir.

Aksiyon maddeleri çıkarın

Aksiyon alınacak maddeler çıkmayan bir toplantı öğlen yemeği yemek için buluşmak gibidir. Eğer yapmak istediğiniz toplantı bu maddelerin çıkacağı bir toplantı değilse, belki de yapacağınız şey toplantı değildir ve belki de onca insanı çağırıp zamanlarını israf etmemeniz gerekiyordur. Onun yerine, sorularınıza cevap verebilecek o arkadaşı bulup, direk masasında giderek sorularınızı ona sorun. Aksiyon alınacak maddeler tüm takım için olabileceği gibi toplantıyı düzenleyen içinde olabilir. Ama kesinlikle bu maddeleri alıp takibini yapın.

Yine bir örnek hayatımdan. Merak etmeyenler diğer başlıktan devam edebilirler. Teknik Lider olduğum bir takımda diğer liderler ile her hafta takımlarımızın nasıl daha doğru kod yazmalarını geliştirebiliriz, onları nasıl daha verimli kılabilirizin toplantısını yapardık. Aramızdan bir arkadaş, bu bazen ben olurdum, aldığımız kararları aksiyon maddeleri olarak not alır ve bir sonra ki toplantımızda bunların hangilerini uyguladık, hangileri kaldı ve neden tamamlayamadık gibi sorular ile takibini kesinlikle aksatmazdık.

Esnek olun

Eğer bir toplantıda birden fazla madde konuşulacaksa, sonra ki maddeler ile alakalı fikir beyan etmeyecek insanların çıkmalarına izin verin. İnsanlar kendilerini ilgilendirmeyen ve yardımcı olamayacakları kısımlar geldiğinde çekinmeden toplantıdan çıkabilme izni alabilmeliler.

Kalem defter getirin

Toplantı sırasında aklımıza bir sürü soru gelebiliyor. İnsanların laflarını yarıda kesmek ve toplantının akışını bozmak yerine aklınıza gelen bu soruları not alın ve sonra sorun. Bazen de sorunuz toplantıda ki herkesi ilgilendirmiyor olabilir. Bu tür sorularıda toplantı bitiminde sormak istediğiniz insanlara özelden sorabilirsiniz. Ama bunu yapabilmek için not almak zorundasınız. Ben toplantılara kalem defter getiren insanları toplantıyı ciddiye alacak insanlar olarak görürüm ve bu insanlar ile alakalı ilk izlenimim çoğu zaman pozitif olur.

Zevkli toplantı ciddiye alınan toplantıdır

Bir toplantıdan zevk almıyorsanız, onu büyük bir ihtimal ciddiye almıyorsunuz demektir. Burada zevk meselesini toplantının kendisiyle sınırlamak istiyorum. Yoksa batan şirketiniz ile alakalı yaptığınız toplantılar tabiki de zevkli olmayacaktır. İnsanlar fikirlerini rahatlıkla ve saygılı bir ortamda beyan edebiliyorlar, ve fikirleri üzerinde başkaları konuşup tartışıyorsa, o zaman yapılan toplantı bu insanlara sıkıcı gelmez. Hatta çok şey öğrenebilecekleri ve fikirlerin de ki eksikleri görebilecekleri gayet değerli zamanlar olarak görmeye başlarlar. Tabi burada normal insanlardan bahsediyorum. Egoları tavan yapmış ya da kıyamet kopsa umrunda bile olmayan iç dünyaları sorunlu katılımcılardan bahsetmiyorum. Onlarla neden toplantı yapıyor ya da neden işe alıyorsunuz, bilemem. Ama bu tipleri kendi toplantılarıma çağırmam. Çünkü ortamın verimini ciddi oranda düşürürler. Eğer zorunda bırakılırsam da kendi toplantımı kendim yönetir ve herkesin eşit miktarda söz hakkı aldığından ve herkese doğru şekilde davranıldığından emin olmaya çalışırım.

Şirket içinde toplantı adabının bilindiğinden emin olun

Şirket ile aranızda hem ahlaki hem de yasal bir anlaşma var. Siz onlara kaliteli işe çıkaracaksınız, onlar da size maddi olarak destek olacaklar. Maaş aldığınız bir yerin kaynaklarını kötü yapılan toplantılar ile tüketmek ciddiye alınması gereken ahlaki bir sorumsuzluktur. Sizin başarılı işler yapmanız, sadece şirket için değil, aynı zamanda o şirkette çalışarak hayatlarını idame eden tüm çalışma arkadaşlarınızı etkileyecektir. İş deyip geçmeyin. Örneğin, kaliteli bir yazılım, herkesin hayat kalitesini etkileyecek ve dolayısıyla daha güzel bir toplumun oluşmasına katkı sağlayacaktır.

Çoğu insan maalesef işleri hususunda ciddi bir zihinsel darlık yaşamakta ve yaptıkları işlerin sonuçlarını sadece bir adım sonrasına kadar düşünmekte. Bazı insanlar ise maalesef, o gün hiç bir iş yapmazsa, kendisini kurnaz ve akıllı zannetmekte ve bunu bir başarı gibi başkalarına anlatacak kadar ahlaki yozlaşma yaşamakta.

Yanlış anlaşılmasın, hiç kimsenin robot gibi hiç durmadan çalışmasını beklemiyorum. Hatta bu şekilde bir beklentiye sahip olan işverende sorunludur. Ama iş veren olarak insanların fıtri sınırlarını, çalışanlar olarakta kendimizi paralamadan elimizden gelenin en iyisini yapmak gibi hem toplumsal hem de bireysel ahlaki bir sorumluluğumuz var.

Eğer toplantılara bu anlayış ile yaklaşırsanız, toplantı adabını kazanmak daha doğru ve sağlam temeller üzerine atılmış olur. Arada bir insanlara toplantı nasıl yapılır sorusunun cevabının hatırlatılması gerekebilir. Bu çok zor bir şey değil. Yılda bir kez bile yapılsa çoğu zaman kafi gelecektir.

Yine uzunca yazmışım. Neyse aklıma şimdilik gelenler bunlar.

Kalın sağlıcakla…

Written by

Senior Manager in Software Engineering. Former Technical Lead. Author of the book: Hands-on with Go http://amzn.to/2QYFoaV YT: http://youtube.com/c/tarikguney

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store